Come fatturare a un condominio: procedura ed esempi pratici

Con l’obbligo di utilizzo del sistema SDI sono sorti diversi dubbi su come fratturare a un condominio, sprovvisto di Partita Iva. Scopri qui tutto ciò che c’è da sapere e come compilare il documento elettronico.(*)

Per fatturare a un condominio dovrai utilizzare il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Per compilare la fattura elettronica per il condominio, è necessario inserire sette zeri nel campo del codice destinatario e indicare il codice fiscale del condominio.
Sulla fattura si applica una ritenuta d’acconto dal 4% al 20%, salvo in casi eccezionali, oltre all’IVA che può variare dal 10% al 22%.

L’obbligo della fatturazione elettronica ha semplificato alcuni procedimenti creando al contempo alcuni dubbi su come comportarsi verso quei soggetti che non dispongono di partita IVA, come nel caso dei condomini. Infatti, si tratta di soggetti che non sono tenuti a dotarsi di un software abilitato al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Inoltre, non sono obbligati ad avere una PEC. Questi fattori portano a una serie di incertezze se devi fatturare come professionista oppure fornitore. Nella nostra guida abbiamo esaminato la normativa di riferimento in modo da chiarire come deve avvenire questa operazione. Infine, avrai accesso ad alcuni esempi su come fatturare al condominio.

Come si fa una fattura al condominio

Se sei un fornitore, un’impresa che svolge lavori di manutenzione e ristrutturazione o un libero professionista, nel momento in cui emetti una fattura al condominio, devi fare attenzione a compilarla nel modo corretto.

I dubbi nascono per il fatto che ti rivolgi a un soggetto giuridico senza partita IVA. In questa prospettiva devi tenere presente che:

l’emissione della fattura al condominio deve avvenire sempre attraverso il sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate, salvo poche eccezioni per i regimi agevolati;
sarà necessario inviare una copia della fattura di cortesia all’amministratore;
in alcuni casi si applicherà la ritenuta d’acconto dal 4% al 20%;
se sei un soggetto sottoposto a IVA, devi considerare quando applicare quella agevolata al 10% o la ordinaria al 22%.

Fac simile di fattura elettronica al condominio

Nel momento in cui emetti una fattura al condominio, devi distinguere tra:

condominio senza codice SDI (codice destinatario);
presenza del codice SDI.

Nel primo caso la compilazione della fattura elettronica avviene rispettando le medesime regole di quando emetti un documento fiscale per una persona giuridica non soggetta ad IVA. Quindi, puoi utilizzare un software di fatturazione elettronica a tua scelta, oppure valutare quello gratuito dell’Agenzia delle Entrate.

Ciò a cui si dovrà fare attenzione è la compilazione di alcuni campi per permettere al Sistema di Interscambio di recapitare la fattura nel cassetto fiscale del condominio. Ecco quali sono quelli che si differenziano rispetto a una fattura elettronica normale:

Codice destinatario: dovrai indicare 7 “0” (0000000);
Identificazione IVA: questa sezione deve rimanere vuota;
Codice Fiscale: deve essere inserito quello del condominio.

Fattura elettronica e codice SDI

Un condominio ha la facoltà di registrarsi a un provider e abilitare un servizio per la ricezione delle fatture elettroniche come Fatture in Cloud o Aruba, una soluzione valida per conservare al meglio i documenti digitali ottenuti senza dover accedere ogni volta al cassetto fiscale.

In questo caso, l’amministratore di condominio sarà in possesso del codice SDI, che ti dovrà comunicare al momento dell’emissione della fattura.

Quindi, compilando la fattura elettronica, devi inserire nella sezione “codice destinatario” questo numero. In ogni caso il condominio riceverà copia nel suo cassetto fiscale, a cui potrà accedere previa registrazione al sito dell’Agenzia delle Entrate. Leggi anche la nostra guida su come conservare i documenti elettronici in base alle guida dell’AgID.

Fattura elettronica a un condominio: la copia di cortesia

Un discorso a parte riguarda la copia di cortesia. Con questo termine si considera una fattura in formato PDF o digitale inviata via PEC a quei soggetti che non hanno accesso al sistema SDI.

Ad esempio, quando fatturi all’estero, per comunicare l’emissione del documento e richiedere quanto dovuto, dovrai inviare una comunicazione via posta elettronica oppure con raccomandata A/R.

Per i condomini vale la stessa regola? A questo fine può essere utile riportare una direttiva dell’Agenzia delle Entrate, la numero 89757 del 34/04/2018, in cui viene precisato che:

la copia di cortesia non ha valore fiscale;
il fornitore o il professionista deve rilasciare una versione analogica o informatica comunicando al condominio che il documento è stato emesso ed è presente nel suo cassetto fiscale.

Quindi, la fattura che verrà considerata ai fini fiscali è solo quella che hai generato attraverso il Sistema di Interscambio. Tuttavia, è previsto l’obbligo di inviare una copia analogica o informatica della fattura al condominio, indicando al suo interno che la versione elettronica è stata inviata al sistema SDI.

Fatturare al condominio e IVA

Un aspetto da considerare su come fatturare al condominio, al fine di non commettere errori e dover emettere una nota di debito o di credito per annullare la fattura, riguarda l’importo dell’IVA. In questo caso l’emissione della fattura cambierà se sei:

un’impresa o un professionista soggetto a IVA;
svolgi un’attività con franchigia d’IVA.

Se appartieni al primo gruppo, dovrai inserire all’interno della fattura l’imposta sul valore aggiunto. Tuttavia, su questo aspetto vi sono spesso dei dubbi. Infatti, i condomini hanno diritto all’IVA agevolata al 10%, mentre in altri casi dovrai applicare quella ordinaria al 22%.

La distinzione viene effettuata in base alla tipologia di unità abitativa. Il problema non sorge se sono presenti solo abitazioni: in questo caso si applica l’IVA al 10%. Invece, nel caso di condomini commerciali le fatture dovranno prevedere l’utilizzo dell’IVA al 22%.

Invece, se aderisci al regime forfettario, al momento dell’emissione della fattura dovrai:

utilizzare il sistema di interscambio, salvo le eccezioni previste;
dovrai inserire nel campo IVA il valore zero;
effettuare il versamento della marca da bollo digitale per gli importi superiori ai 77,47€.

Infatti, dal 1° luglio 2022, l’obbligo di fatturazione elettronica è scattato pe tutte le partite IVA, anche a regime forfettario, salvo quelle create nel 2022 e le attività che hanno fatturato, per l’anno precedente, un importo inferiore ai 25.000€. Se fai parte di uno di questi due casi, hai l’opzione di emettere ancora fattura cartacea, applicando la marca da bollo.

Invece, se non rientri in questi parametri, oppure hai scelto di utilizzare il sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate, allora dovrai seguire le stesse regole previste per i regimi ordinari e quello semplificato, salvo per il campo d’IVA, in cui dovrai inserire il valore zero.

Fatturare a un condominio: ritenuta d’acconto al 4% e al 20%

In base all’art 25-ter del D.P.R. 600/1973 il condominio è tenuto al pagamento di una ritenuta d’acconto che varia dal 4% al 20% in quanto sostituto d’imposta. Questo aspetto è importante soprattutto ai fini delle detrazione fiscali. Nella tabella seguente abbiamo ricapitolato quando si applicano le due percentuali.

Ritenuta al 4%

Manutenzione e ristrutturazione
Impianti elettrici o idraulici
Manutenzione e pulizia caldaie
Manutenzione giardini
Pulizia di piscine e ristrutturazioni
Interventi di sanificazione e pulizia delle parti comuni

Ritenuta al 20%

Compensi per l’amministratore
Onorari del commercialista
Prestazione da parte di lavoratori autonomi
Attività svolte da tecnici specializzi

Quindi la ritenuta d’acconto si applica sia alle prestazioni svolte come libero professionista, sia nel caso in cui disponi di un’attività d’impresa. In questi casi il condomino sarà obbligato al versamento dell’importo dovuto con F24. Vi sono però delle eccezioni.

Quando non si applica la ritenuta d’acconto

In base a quanto indicato dalla circolare 7/E del 7/02/2007 dell’Agenzia delle Entrate, sono previste delle particolari situazioni in base alle quali fatturare al condominio non richiede la ritenuta d’acconto. Ecco quali sono:

fatture emesse da un professionista o ditta individuale con regime forfettario;
somme corrisposte tramite bonifico bancario o postale nei confronti di professionisti o imprese;
sui corrispettivi pagati per le forniture e posa in opera se questa assume valore accessorio.

In particolare per ciò che riguarda le fatture ai condomini di professionisti o imprese, collegate a ristrutturazioni per ottenere agevolazioni come il Superbonus o il bonus di ristrutturazione, la ritenuta di acconto si applicherà direttamente sull’importo ricevuto.

Sarà la banca o la posta a svolgere la funzione di sostituto d’imposta: una soluzione adottata al fine di evitare una doppia applicazione dell’aliquota in fattura.