Fattura elettronica: scartata, rifiutata o decorrenza dei termini. Cosa fare?

Il processo di fatturazione elettronica prevede che la fattura emessa, una volta inviata al Sistema di Interscambio, venga inoltrata da quest’ultimo al destinatario finale. Può accadere, tuttavia, che la fattura sia scartata perché non superi i controlli del SdI e, conseguentemente, non venga inviata al destinatario, oppure, nel caso il destinatorio sia una Pubblica Amministrazione (B2G), che venga rifiutata o siano decorsi termini . Cosa fare in caso di fattura elettronica scartata, rifiutata o con notifica per decorrenza dei termini?

Una volta effettuato l’invio del file XML al Sistema d’interscambio può accadere che il tutto non vada a buon fine e si verifichi lo scarto, o nel caso di fatture emesse nei confronti di una Pubblica Amministrazione (business to government – B2G), il rifiuto della fattura o la decorrenza dei termini.

Dev’essere subito chiarito che si tratta di tre ipotesi diverse.

L’eventuale scarto della fattura avviene ad opera del SDI, e quindi questa non viene nemmeno recapitata al cliente. È un aspetto da non sottovalutare in quanto, ai sensi dell’Art. 21 comma 1 del D.P.R. 633/1972, la fattura si ha per emessa “all’ atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”.

Questo implica che, in assenza di alcuna ulteriore azione da parte del cedente/prestatore, la fattura scartata si considera non emessa.

Si tratta di una casistica inerente sia le fatture verso i privati che quelle emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione.

Per quanto riguarda, invece, le fatture emesse nei confronti della P.A., una volta ricevuta la fattura, si può verificare il rifiuto, oppure, superato il termine di 15 giorni dalla data di ricezione, una notifica di decorenza dei termini.

Ipotesi:

1) Fattura scartata dal SDI

Quando la fattura viene ricevuta dal SDI, il sistema effettua una serie di controlli e, se uno o più di questi non vengono superati, non procede a recapitarla al destinatario ma invia una Notifica di Scarto al soggetto trasmittente.

I controlli del SDI mirano a verificare i seguenti aspetti:[1]

nomenclatura ed unicità del file trasmesso;
dimensioni del file;
integrità del documento e autenticità del certificato di firma se firmato con le tecnologie ammesse dalle Specifiche Tecniche;
conformità del formato fattura;
coerenza e validità del contenuto della fattura;
unicità della fattura;
recapitabilità della fattura.

Tra i casi più comuni di errori riscontrati vi sono, ad esempio, quelli riguardanti il codice destinatario del cliente, i Codice Fiscali o le partite IVA riportati nella fattura, la presenza di fatture duplicate, il certificato di firma non valida.

In particolare, si precisa che la verifica dell’autenticità della firma riguarda tutte le fatture verso la P.A. per le quali è obbligatoria. Per le fatture nei confronti dei privati invece, essendo l’apposizione della firma elettronica qualificata solo facoltativa, il controllo riguarda solo le eventuali fatture firmate.

Nel caso di esito negativo, il SDI, entro massimo cinque giorni, invia una ricevuta di scarto al soggetto trasmittente nella quale, in base alla tipologia di errore riscontrato, è riportato uno specifico Codice Errore[2].

ESEMPI DI CODICI ERRORE: PARTITA IVA O CODICE FISCALE DEL CLIENTE NON VALIDI

Come già precisato, se viene restituita una ricevuta di scarto, la fattura si considera non emessa.

A questo punto che fare?

Il documento scartato potrà essere riemesso con stesso numero e stessa data correggendo gli errori segnalati tramite il codice errore riportato nella ricevuta di scarto. La nuova fattura non costituirà una fattura duplicata per il SDI.

La verifica dell’unicità delle fatture, infatti, prevede il confronto tra:

identificativo del cedente/prestatore,
anno
numero

della fattura con quelle già trasmesse, ma con riferimento alle sole fatture per le quali non sia stata inviata in precedenza una ricevuta di scarto.[3]

Con riferimento ai termini per la riemissione, l’emittente ossia il fornitore avrà a disposizione cinque giorni di tempo per riemettere la fattura corretta per non incorrere in sanzioni.

2) Fattura rifiutata dalla PA

Nel caso in cui il cliente sia una Pubblica Amministrazione, per ciascun documento correttamente recapitato è ammesso l’invio, da parte della P.A., di una “Notifica di esito committente” di accettazione o rifiuto.

Alla P.A. è data dunque la facoltà di non accettare la fattura e di comunicarlo tramite il SDI. Ciò può avvenire entro quindici i giorni dalla data di consegna, trascorsi i quali, il SDI trasmette ad entrambe le parti (trasmittente e ricevente) una Notifica di decorrenza termini.

In tal modo il SDI comunica il buon fine del processo di ricezione e inoltro da parte del sistema relativamente a quella fattura.

La conseguenza è che l’eventuale successivo inoltro della stessa fattura comporta lo scarto in quanto, come vedremo a breve, in assenza di notifiche di rifiuto, costituisce un duplicato.

È chiaro che tutto ciò non impedisce alle parti di verificare l’esattezza della fattura ed eventualmente correggerla anche successivamente alla decorrenza dei termini di rifiuto per il SDI.

Non vi è infatti nessun obbligo per la P.A. di rendere noto al fornitore l’esito o, nel caso in cui decida di farlo, di avvalersi del SDI e non di altri canali (pec, mail, telefono).

In ogni caso, qualora il rifiuto venga comunicato tramite il SDI, il sistema provvede a notificarlo al soggetto trasmittente.

A questo punto il soggetto emittente può adottare diverse strade.

In primo luogo, è possibile riemettere la medesima fattura (stesso numero e data) apportando le correzioni, anche in base a quanto segnalato dalla P.A. nella ricevuta di scarto.

Questa è la strada preferita dagli enti quando non hanno ancora contabilizzato la fattura rifiutata.

Dev’essere infatti precisato che il nuovo documento non sarà scartato dal SDI in quanto duplicato perché, in base alle Specifiche Tecniche, il controllo di unicità della fattura del SDI riguarda fatture già trasmesse e per le quali non sia stata inviata una Notifica di scarto, come già precisato sopra, oppure una Notifica di Rifiuto da parte del committente Pubblica Amministrazione.[4]

È inoltre possibile, ma non obbligatorio, procedere all’emissione di Nota di credito e riemissione della fattura corretta.

In genere la PA richiede di adottare questa procedura nel caso in cui la fattura sia stata già contabilizzata e solo dopo si sia proceduto alla verifica di correttezza del documento.

3) Fattura PA con notifica di decorrenza dei termini

Nell’emissione delle fatture verso la PA si applica il D.M. 55/2013 ed è possibile ricevere le “notifiche d’esito committente”. Dopo aver ricevuto il file FatturaPA attraverso il SdI, l’Amministrazione pubblica può esplicitare l’accettazione o il rifiuto per le fatture contenute nei file ricevuti utilizzando necessariamente lo stesso canale usato per la ricezione.

In seguito all’invio di una notifica di esito committente corretta, il SdI invia all’Operatore Economico una notifica di esito che certifica l’accettazione o il rifiuto della fattura inviata (in quest’ultimo caso, indicandone la causa).

Qualora l’Amministrazione pubblica non espliciti l’esito entro 15 giorni dalla data di ricezione del file Fattura PA, il Sistema di Interscambio provvede ad inviare all’amministrazione stessa ed al trasmittente una notifica di decorrenza termini; in questo modo si comunica semplicemente la non avvenuta notifica di esito da parte dell’amministrazione pubblica entro i termini previsti.

Quando si verifica quest’eventualità, la fattura elettronica viene considerata per consegnata. In seguito alla notifica, pertanto, non è più possibile inviare nuovamente la fattura perché dal punto di vista del recapito tramite Sistema di Interscambio il ciclo è ormai ritenuto concluso. Per questo motivo, dopo la notifica, il Sistema di Interscambio scarterà la fattura, se ritrasmessa, così come ogni altra comunicazione a essa relativa. Inoltre, non bisogna attendersi altre notifiche, né di accettazione né di rifiuto.

La cosiddetta “Decorrenza Termini Fattura PA” non implica né l’accettazione della fattura né il suo pagamento, perché l’ente della Pubblica Amministrazione può comunque notificare che la fattura non è accettata, richiedere una nota di credito o un altro tipo di intervento.

In questo caso chi ha emesso la fattura può contattare l’ente della PA tramite posta elettronica, inviando sia la fattura originale sia la relativa notifica di decorrenza termini ricevuta.

In questo modo è possibile chiedere la conferma della positiva ricezione della e-fattura e la sua eventuale accettazione scongiurando il rischio di ritardi nei pagamenti.

[1] V. Provv. D.A.E. n. 89757 – Allegato A – Specifiche Tecniche Versione 1.4.1., Par 1.6 e Allegato B del DM 55 del 3 aprile 2013 per la trasmissione delle fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio – Versione 1.6, Par.5.1;

[2] V. Provv. D.A.E. n. 89757 – Allegato A- Specifiche Tecniche Versione 1.4.1. – Appendice 1 Elenco dei codici errore;

[3] Ovvero, nel caso di cliente Pubblica Amministrazione, una Notifica di Rifiuto. V. Provv. D.A.E. n. 89757 – Allegato A – Specifiche Tecniche Vers.1.4.1. e Allegato B del DM 55 del 3 aprile 2013 per la trasmissione delle fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio – Versione 1.6

[4] Allegato B al DM 55 del 3 aprile 2013 per la trasmissione delle fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio – Versione 1.6, Par.5.1.